Cartilha de Rotinas da Gestão

CARTILHA DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

 DA DIRETORIA EXECUTIVA DA

APLE - ACADEMIA PALMARENSE DE LETRAS

 

 

CARTILHA DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS DA DIRETORIA EXECUTIVA DA APLE – ACADEMIA PALMARENSE DE LETRAS

 

Desenvolvida por Adriano Sales – Presidente da APLE para o Biênio 2020/2021.

Revisão Textual: Vanessa Ferreira – Secretária da Diretoria Executiva para o Biênio 2020/2021

 

OBJETIVOS GERAIS

 

A presente cartilha tem por objetivo organizar, padronizar e dividir as tarefas entre os membros componentes da Diretoria Executiva, visando uma maximização dos resultados dos trabalhos que devem ser realizados por cada componente do grupo.

 

apresentação

 

Ao longo dos anos de existência da APLE – Academia Palmarense de Letras, todas as atividades estavam sendo realizadas de forma aleatória, sem rotina e data específica para a conclusão de cada tarefa. Tudo isso acarretava em atrasos nas tarefas, esquecimento e erros de registros e documentos, além do atropelo de funções e responsabilidades.

Diante dessas dificuldades de organização, tivemos a ideia de elaborar um modelo de administrativo e gerenciador das tarefas diárias da APLE – Academia Palmarense de Letras para nos ajudar a organizar todas as rotinas de tarefas.

 

 

INTRODUÇÃO

 

Baseado no Estatuto da APLE – Academia Palmarense de Letras cada membro da Diretoria Executiva tem suas funções gerais especificas e discriminadas. Diante dessas especificações gerais a Rotina Administrativa da entidade também requer sub-funções e sub-tarefas para cada componente da Diretoria.

As sub-funções e sub-tarefas nada mais são do que uma extensão da função de cada um e contemplam a necessidade diária, semanal e mensal para o funcionamento da APLE.

  

DIVISÃO DAS TAREFAS

 

TAREFAS SEMANAIS

 

1 - Gerenciamento de contatos (e-mail, telefone e aplicativos de mensagens).

1.1   – Vistoria do E-mail da APLE: Responder contatos de outras academias de letras, convites para conferências, compartilhar conteúdos de e-mail quando o mesmo for de interesse coletivo ou individual, receber e compartilhar divulgação de eventos etc.

1.2    - Encaminhar e-mails para outros acadêmicos quando de interesse dos mesmos.

1.3    - Manter a caixa de entrada com o máximo ou 100% dos e-mails lidos e/ou respondidos quando possível.

 

2         - Registros e arquivamento de ofícios

2.1   – Manter a numeração de ofícios atualizada.

2.2    - Acompanhar os resultados de solicitações por meio de ofícios, bem como seus devidos prazos para atendimento aos pleitos solicitados ou informados.

2.3    - Manter o compartilhamento de informações sobre ofícios quando o interesse for coletivo para entidade.

 

3         - Criação de Conteúdos para as Redes Sociais

3.1   – Acompanhamento do quadro de aniversariantes e realização das postagens de felicitações.

3.2    - Criação de cartazes (imagem e texto) para divulgação dos eventos promovidos pela APLE como palestras, participações de acadêmicos em eventos etc.

3.3    - Promover divulgação de publicações individuais e coletivas dos acadêmicos, comendadores da APLE e outros autores cuja a publicação for apresentada a APLE.

3.4    - Monitorar as redes sociais da APLE para verificação de marcações em eventos estaduais, nacionais e internacionais de literatura, bem como inserção nas promoções das entidades governamentais e não governamentais sobre cultura e literatura.

 

TAREFAS QUINZENAIS

 

1 - Gerenciamento da Agenda Fixa Anual

1.1   – Manter a agenda atualizada nos campos de reuniões e palestras.

1.2    - Organizar convites para os palestrantes por área, tema e público direcionado.

1.3    - Compartilhar informações (lembretes) sobre aproximação de datas das reuniões e eventos.

2         - Atualização e Alimentação do Blog da APLE

2.1   – Criação e publicação de textos e matérias jornalísticas sobre os eventos da APLE e eventos em que a APLE e/ou seus acadêmicos participarem, com fotos quando possível.

2.2    - Manter as abas informativas atualizadas.

2.3    - Manter uma constante atualização de artigos, textos e biografias dos acadêmicos.

 

TAREFAS MENSAIS

 

1 - Checagem de contas a pagar

1.1   – Verificação da conta de água mensal.

1.2    - Verificação de necessidade compras de matérias de limpeza, expediente e escritório.

 

2 - Efetuação de pagamentos e cobranças mensais

2.1 – Efetuar pagamento resguardados sempre de um recibo ou nota fiscal para prestação de contas anual.

2.2 – Manter em dia as cobranças de mensalidades alimentando a planilha de controle de recebimento com o objetivo de alimentar o caixa da APLE.

2.3 – Elaborar prestação de contas mensais no sentido de manter atualizada e em processo de construção a prestação de contas anual.